So erstellen Sie online kostenlos eine Rechnung: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Veröffentlicht am 1. Dez. 2024 · 5 Min. Lesezeit

How to Create an Invoice Online for Free: Step-by-Step Guide

Pünktliche Zahlungen halten jedes Freelance- oder Kleinunternehmen am Laufen. Eine klare, professionelle Rechnung zeigt Verlässlichkeit und beschleunigt die Auszahlung.

Mit einfachen Online-Tools wie unserem kostenlosen Rechnungsgenerator erstellen Sie in wenigen Minuten ein sauberes Dokument. Diese Anleitung führt Sie von der Vorbereitung bis zum Versand eines fehlerfreien PDFs.

Was wir behandeln

Teil 1: Welche Angaben Sie vorbereiten sollten
Teil 2: Das richtige Tool und Template wählen
Teil 3: Die Rechnung Schritt für Schritt ausfüllen
Teil 4: Prüfen, herunterladen und versenden

Teil 1: Welche Angaben Sie vorbereiten sollten

Gute Vorbereitung vermeidet Fehler und spart Zeit. Legen Sie alle Pflichtangaben bereit, bevor Sie den Editor öffnen.

Ihre Unternehmensangaben

Ihre Identität auf der Rechnung muss eindeutig und konsistent sein.

Firmenname & Logo: Nutzen Sie den offiziellen Namen (oder Ihren vollständigen Namen als Freelancer) und ein scharfes Logo.
Kontakt: Vollständige Adresse, Telefonnummer und geschäftliche E-Mail.

Kundendaten

Korrekte Angaben verhindern Rückfragen und Verzögerungen.

Name/Firma: Rechtsgültiger Name des Kunden.
Adresse: Offizielle Geschäftsanschrift.
Ansprechpartner: Abteilung oder Person (z. B. „z. Hd. Buchhaltung“).

Kernangaben der Rechnung

Diese Felder machen die Rechnung nachvollziehbar.

Rechnungsnummer: Eindeutige Nummer, konsequent fortlaufend (z. B. 2024-001).
Ausstellungsdatum: Datum, an dem Sie die Rechnung erstellen/versenden.
Fälligkeitsdatum: Zahlungsziel wie „sofort fällig“, „Net 15“ oder „Net 30“.

Teil 2: Das richtige Tool und Template wählen

Wählen Sie ein Tool, das einfach und professionell wirkt. Ein guter kostenloser Rechnungsgenerator sollte Folgendes bieten:

Worauf Sie bei einem kostenlosen Tool achten sollten

Keine versteckten Kosten: Keine Paywalls für Kernfunktionen.
Professionelle Vorlagen: Saubere, moderne Layouts. Ein gutes Angebots-Template stärkt Ihre Marke.
Branding-Anpassung: Logo-Upload und Markenfarben auswählen.
PDF-Export: Hochwertiger PDF-Download (und PNG) auf Knopfdruck.

Der BUQ Rechnungsgenerator deckt diese Punkte ab und bleibt dabei wirklich kostenlos.

Das passende Template wählen

Die Optik sollte zu Ihrem Geschäft passen.

Modern: Klare Linien, starke Überschriften – ideal für Tech und Kreativbranchen.
Klassisch: Formeller Aufbau für Recht, Finanzen oder traditionelle Unternehmen.
Minimalistisch: Fokus auf Zahlen und Fakten für alle, die es schlicht mögen.

Wählen Sie einen Stil, der Markenpersönlichkeit und Branchenerwartung trifft.

Teil 3: Die Rechnung Schritt für Schritt ausfüllen

Übertragen Sie Ihre Daten Feld für Feld in das Template.

Leistungen und Produkte auflisten

Jede Position sollte eindeutig sein.

Beschreibung: Seien Sie konkret (z. B. „Social-Media-Strategie Q3 und Redaktionsplan“ statt „Beratung“).
Menge: Stunden bei Services oder Stückzahl bei Produkten.
Satz: Preis pro Einheit/Stunde.
Betrag: Menge × Satz; oft automatisch berechnet.

Trennen Sie unterschiedliche Leistungen auf eigene Zeilen.

Endbetrag berechnen

Nutzen Sie die Summenfelder am Ende der Rechnung.

Zwischensumme: Summe aller Positionen vor Steuern/Rabatten.
Steuer: Umsatzsteuer/MwSt. falls zutreffend.
Rabatt: Abzüge klar benennen.
Versand/Handling: Bei physischen Lieferungen ergänzen.
Gesamt: Fälliger Endbetrag, deutlich hervorheben.

Hinweise und Zahlungsbedingungen

Im Footer klären Sie offene Fragen.

Notizen: Danke, Projektvermerk oder kurze Hinweise.
Bedingungen: Zahlungsziel wiederholen, akzeptierte Methoden und Verzugszinsen nennen.

Teil 4: Prüfen, herunterladen und versenden

Letzter Check vor dem Versand.

Korrektur & Vorschau

Vor dem Download prüfen:

Rechtschreibung und Namen.
Adressen, Daten und Rechnungsnummer.
Zwischensummen und Steuern korrekt?
Fälligkeit gut sichtbar.

Nutzen Sie die Vorschau, um zu sehen, was der Kunde erhält.

Als PDF herunterladen

PDF sichert Format und verhindert ungewollte Änderungen.

Rechnung per E-Mail versenden

Senden Sie ein kurzes, professionelles Anschreiben.

Betreff: „Rechnung [Nummer] von [Ihr Unternehmen]“.
Kurze Nachricht: Hallo [Name], im Anhang finden Sie Rechnung ([Nummer]) für [Projekt/Service]. Der Gesamtbetrag [Betrag] ist bis [Fälligkeit] fällig. Vielen Dank!
PDF anhängen: Vor dem Absenden prüfen, dass der Anhang dabei ist.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist der beste kostenlose Online-Rechnungsgenerator?

Ein guter kostenloser Generator wie BUQ kombiniert einfache Bedienung, professionelle Vorlagen, Branding-Optionen und zuverlässigen PDF-Export ohne versteckte Gebühren. Mehr Vergleiche finden Sie in unserer Übersicht der Top-Rechnungstools.

Kann ich mein Firmenlogo hinzufügen?

Ja, seriöse Generatoren erlauben den Logo-Upload. Das ist wichtig für Markenauftritt und Wiedererkennung, auch in der Gratisversion.

Wie sende ich eine Rechnung an einen Kunden?

Laden Sie die Rechnung als PDF herunter und hängen Sie sie an eine kurze, höfliche E-Mail mit eindeutigem Betreff an.

Fazit: Ihr Weg zur professionellen Rechnungsstellung

Mit Vorbereitung, dem richtigen Tool, sorgfältigem Ausfüllen und professionellem Versand beschleunigen Sie Zahlungen und stärken Ihr Markenbild.

Setzen Sie es jetzt um und erstellen Sie jede Rechnung konsistent und fehlerfrei.