什么是贷项通知单？何时及如何使用 [+ 免费模板]

在商业交易中，精确性至关重要。但错误难免发生：客户可能被多收费，商品可能 运输损坏，或者在发票已经开具后订单被取消。在这些情况下，简单删除旧发票并不可行—— 这会在财务记录中留下空档，并导致账务混乱。专业的解决方案就是：贷项通知单。

贷项通知单也常被称为贷项备忘录（credit memo）。它是规范会计与良好客户服务的 基石，正式确认你对客户的欠款，在不造成混乱的情况下更正先前交易。本指南将全面 说明什么是贷项通知单、何时使用，以及如何使用免费的 贷项通知单模板来创建专业文档。

贷项通知单到底是什么？

贷项通知单是一份合法的财务文件，由卖方向买方提供，用于全部或部分冲销之前开具的 发票。它正式声明卖方减少买方应付的金额。该“贷项”可以用于抵扣未来购买，或作为 现金退款给客户。

可以把它理解为“负数发票”。发票是付款请求，而贷项通知单是对应付贷项的确认。 这使其成为维护卖方与买方透明、准确财务记录的重要工具。对卖方来说，它有助于正确 记录减少的收入；对买方来说，它确认无需支付原发票的全额。

关键区别：贷项通知单 vs 借记通知单 vs 发票

这三种文件彼此相关，但用途不同。理解它们的差异对于准确记账至关重要。

发票

发票是卖方向买方开具的账单，用于请求对已提供商品或服务付款。它列出购买项目、数量、 单价以及应付总额。它会增加买方应付金额。

• 用途：请求付款。
• 开具方：卖方。
• 对买方账户的影响：增加应付金额（应付账款）。

贷项通知单（Credit Memo）

贷项通知单由卖方开具，用于纠正已发送发票后的错误或确认退货。它会减少买方在之前发票上的应付金额。

• 用途：减少先前发票的应付金额。
• 开具方：卖方。
• 对买方账户的影响：减少应付金额（应付账款）。

借记通知单（Debit Memo）

借记通知单在 B2C 中较少见，在 B2B 中更常见。它由买方发给卖方， 用于正式请求贷项。例如，买方收到损坏商品时，可能会随退货一起发送借记通知单， 正式要求账户记入贷项。卖方随后会开具贷项通知单作为回应。

• 用途：向卖方请求贷项。
• 开具方：买方。
• 对卖方账户的影响：成为调整买方欠款的请求（应收账款）。

简而言之：卖方开具发票用于收款，开具贷项通知单用于减免 部分金额，买方发送借记通知单来申请该减免。

何时应开具贷项通知单？（常见情形）

在多种常见业务场景中，开具贷项通知单是正确做法。它可确保账目平衡，并为客户提供 清晰的交易调整记录。

• 退货：最常见的原因。客户退回产品，可能因为缺陷、不符合需求， 或符合退货政策的其他原因。应针对退回商品的价值开具贷项通知单。
• 货损：订单到货损坏时，你可以为损坏部分开具贷项，而无需退货。
• 价格或开票错误：你在原始发票中对客户多收费。例如，本应计 10 小时 却开了 12 小时，或对商品应用了错误价格。
• 重复开票：如果你误将同一张发票发送两次，可用贷项通知单冲销重复项， 以确保客户账户准确。
• 开票后取消订单：客户下单后你已开具发票，但在发货前取消订单。 贷项通知单用于取消发票和销售记录。

在所有这些情况下，贷项通知单提供清晰、可审计的记录，修正财务数据而不更改或删除 原始发票，这是关键的会计最佳实践。

如何创建贷项通知单：必要格式与示例

创建贷项通知单很简单，尤其是使用合适的模板。它应包含与发票相似的信息，但需要 一些关键差异来明确其用途。

贷项通知单的必要要素：

• 标题：在顶部清晰标注“贷项通知单”或“贷项备忘录”。
• 你的企业信息：公司名称、地址和联系方式。
• 客户信息：接收贷项的客户名称和地址。
• 唯一贷项通知单编号：与发票一样，需要唯一标识以便追踪。
• 开具日期：贷项通知单创建的日期。
• 原发票引用：关键要素。请始终包含被更正的原发票编号 （例如 “参考发票 #INV-00123”）。
• 开具原因：简要说明为何开具贷项（如“退回损坏商品”“多收费更正”）。
• 明细列表：列出被贷记的产品、数量和价格。应与原始发票对应， 但显示为贷项金额。
• 贷项总额：清晰展示小计、税额以及最终贷项总额。应为负值或 明确标注为贷项。

使用免费贷项通知单模板

使用专用工具是确保信息齐全且格式正确的最简单方式。免费的 贷项通知单生成器可让你填写字段并自动生成专业格式的文档。你可以添加品牌标志、定制颜色，并下载 可发送给客户的 PDF。

常见问题（FAQ）

结论：更正错误的专业方式

贷项通知单不仅是形式，它体现了专业且透明的商业实践。它能确保财务记录准确，为 客户提供清晰说明，并为退货、开票错误等常见交易问题提供简洁的解决方案。 了解何时以及如何使用贷项通知单，你就能自信处理这些情况，并维护稳固的客户关系。