Что такое кредит-нота? Когда и как ее использовать [+ бесплатный шаблон]

Кредит-нота — это официальная корректировка уже выставленного счета. Она снижает сумму к оплате, возвращает деньги или оставляет баланс в виде кредита для будущих покупок. Это лучше, чем удалять или переписывать счет, потому что сохраняется четкая бухгалтерская цепочка.

Что такое кредит-нота

Это документ, который уменьшает сумму, указанную в исходном счете, без его удаления. Он может погашать часть долга или весь счет, позволяя клиенту зачесть сумму в будущем или получить возврат.

• Назначение: исправить ошибку, применить скидку, оформить возврат или отмену.
• Кто выпускает: продавец/поставщик, чтобы обновить учет и уведомить клиента.
• Что фиксирует: сумма кредита, причина, ссылка на исходный счет и дата.

Кредит-нота, дебет-нота и счет: в чем разница

• Счет (Invoice): документ на оплату товаров или услуг.
• Кредит-нота: уменьшает задолженность по уже выставленному счету (возврат, скидка, исправление).
• Дебет-нота: запрос от покупателя продавцу с просьбой выдать кредит-ноту.

Проще говоря: счет выставляет сумму, кредит-нота снижает ее, а дебет-нота — просьба снизить.

Когда выдавать кредит-ноту (частые случаи)

• Возврат товаров: клиент вернул или отказался от позиции.
• Повреждение или недостача: часть заказа повреждена или отсутствует.
• Ошибки в цене/налоге/количестве: переплата, неверная ставка НДС или количество.
• Отмена после выставления счета: заказ отменили до отгрузки — кредит-нота аннулирует счет.

В каждом сценарии кредит-нота создает прозрачный след для бухучета и показывает клиенту, что корректировка учтена официально.

Как оформить кредит-ноту: формат и пример

Используйте компактный формат — он напоминает счет, но с акцентом на корректировку.

Обязательные элементы

• Заголовок «Кредит-нота» и уникальный номер.
• Дата выпуска и реквизиты вашей компании и клиента.
• Ссылка на исходный счет (номер и дата).
• Краткая причина: возврат, скидка, исправление.
• Позиции с количеством и ценой, которые корректируются.
• Суммы: промежуточный итог, налог, итог кредита (отрицательное значение).
• Подпись или контакт для вопросов.

После создания отправьте PDF клиенту и сохраните копию. При необходимости отметьте, будет ли сумма возвращена или зачтена в следующем счете.

Грамотно оформленная кредит-нота сохраняет порядок в учете и укрепляет доверие клиента — вы открыто показываете, что исправляете ситуацию.