クレジットノートとは？使い方と発行タイミング [+ 無料テンプレート]

ビジネス取引では正確さが重要です。しかし、ミスは起こります。過剰請求、破損品の到着、請求後のキャンセルなど、請求書送付後に調整が必要になることがあります。この場合、古い請求書を削除するだけでは記録に穴が空き、会計上の混乱を招きます。プロとしての解決策はクレジットノートです。

クレジットメモとも呼ばれるこの文書は、適切な会計と良い顧客対応の要です。顧客に対する債務（差し引き分）を正式に認め、以前の取引を混乱なく修正できます。このガイドでは、クレジットノートの概要、使用タイミング、無料の クレジットノートテンプレートを使った作成方法を解説します。

クレジットノートとは？

クレジットノートは、売り手が買い手に発行する法的な財務書類で、以前の請求書の全額または一部を相殺します。買い手が支払うべき額を減らすことを正式に示し、そのクレジットは将来の購入に充当するか、現金で返金できます。

「マイナスの請求書」と考えると分かりやすいでしょう。請求書が支払い要求なら、クレジットノートは返金・減額の通知です。売り手と買い手の双方にとって透明で正確な記録を維持するために不可欠です。売り手は売上減少を正しく追跡でき、買い手は元の請求書全額を支払わなくてよいことを確認できます。

重要な違い：クレジットノート vs デビットノート vs 請求書

この3つは関連していますが目的が異なります。違いを理解することは正確な記帳に不可欠です。

請求書

請求書は売り手が買い手に送る請求書で、提供した商品やサービスの支払いを求めます。購入内容、数量、価格、合計金額を記載し、買い手の支払額を増やします。

• 目的: 支払いを請求するため。
• 発行者: 売り手。
• 買い手の勘定への影響: 未払金が増える（買掛金）。

クレジットノート（Credit Memo）

クレジットノートは、請求書送付後の誤り修正や返品を認めるために売り手が発行します。以前の請求書で買い手が支払う額を減らします。

• 目的: 以前の請求書の支払額を減らす。
• 発行者: 売り手。
• 買い手の勘定への影響: 未払金が減る（買掛金）。

デビットノート（Debit Memo）

デビットノートはB2Cでは少なく、主にB2Bで使われます。買い手が売り手にクレジットを正式に要求するための文書です。例えば、買い手が破損品を受け取った場合、返品とともにデビットノートを送ってクレジットを要求します。売り手はその後、クレジットノートを発行して対応します。

• 目的: 売り手にクレジットを要求する。
• 発行者: 買い手。
• 売り手の勘定への影響: 買い手の債務を調整する要求となる（売掛金）。

要するに、売り手は請求書で請求し、クレジットノートで請求額を減らし、買い手はデビットノートで減額を求めます。

クレジットノートを発行すべきタイミング（一般的なケース）

クレジットノートは多くの一般的なビジネス状況で正しい手続きです。会計の整合性を保ち、顧客に調整の記録を明確に提供します。

• 返品された商品: 最も一般的な理由。欠陥、希望と違うなど、返品ポリシーで認められる理由で返品された場合、返品分の価値でクレジットノートを発行します。
• 破損品: 注文品が破損して到着した場合、返品なしで破損分の価値をクレジットすることがあります。
• 価格/請求ミス: 元の請求書で過剰請求した場合。例えば10時間ではなく12時間で請求した、または誤った価格を適用した場合などです。
• 請求書の重複送付: 同じ請求書を誤って二度送った場合、重複分を相殺するためにクレジットノートを発行します。
• 請求後の注文キャンセル: 顧客が注文し、請求書を送付した後に出荷前でキャンセルした場合、クレジットノートで請求書と売上を取り消します。

これらの場合、クレジットノートは監査可能な証跡を提供し、元の請求書を変更または削除せずに記録を修正できます。これは重要な会計上のベストプラクティスです。

クレジットノートの作り方：必須フォーマットと例

クレジットノートの作成は、良いテンプレートがあれば簡単です。請求書と似た情報を含めますが、目的を明確にするための違いがあります。

クレジットノートの必須項目:

• タイトル: 上部に「クレジットノート」または「クレジットメモ」と明記。
• 自社情報: 会社名、住所、連絡先。
• 顧客情報: クレジットを受ける顧客の氏名と住所。
• クレジットノート番号: 追跡のための一意の番号。
• 発行日: クレジットノートの作成日。
• 元請求書の参照: 必須。修正対象の請求書番号（例:「参照請求書 #INV-00123」）を記載。
• クレジット理由: 発行理由を簡潔に説明（例:「破損品の返品」「過剰請求の修正」）。
• 明細: クレジット対象の商品、数量、価格を記載。元の請求書と同様に、金額はクレジットとして示します。
• クレジット合計: 小計、税、最終クレジット額を明確に表示。負の値またはクレジットとして明記。

無料テンプレートを使う

必要情報を正しい形式で含める最も簡単な方法は、専用ツールを使うことです。無料の クレジットノートジェネレーターなら、項目を入力するだけでプロ仕様に整形されます。ロゴの追加、色のカスタマイズ、送付用PDFのダウンロードも可能です。

よくある質問（FAQ）

結論：修正をプロらしく行う方法

クレジットノートは単なる形式ではなく、プロフェッショナルで透明性の高い取引姿勢を示すものです。財務記録の正確性を保ち、顧客に明確さを提供し、返品や請求ミスなどの問題をシンプルに解決できます。いつ使うべきか、どう作るかを理解すれば、自信を持って対応でき、顧客との関係も強化できます。